Onboarding und Weiterbildung automatisieren

Das Einlernen und die Weiterbildung von Mitarbeitern gehört zu den wichtigsten Aufgaben eines Unternehmers. Denn nur gut ausgebildete Menschen können einen Job auch gut und richtig machen. Allerdings ist der Onboarding- und Weiterbildungsprozess sehr aufwendig und bindet viele Ressourcen. So sinkt in der Zeit des Trainings die Produktivität von mindestens zwei Mitarbeitern, und zwar diejenige des Trainers und selbige des Schülers.

Klassisches Onboarding verschlingt zu viele Resourcen

Wenn das Training im Frontalunterricht für mehrere Personen stattfindet, sind weitere Ressourcen wie beispielsweise Räumlichkeiten notwendig. Durch wechselnde Mitarbeiter, die die Einarbeitung übernehmen, kommt es auch zum sogenannten “stille-Post-Effekt”, d.h. die Einarbeitung bzw. Weiterbildung hat dann nie eine gleichbleibende Qualität, die dringend für eine korrekte Erledigung ihrer Aufgaben benötigt wird.

 

Marketing Automation bietet eine wunderbare Möglichkeit, ihre Prozesse des Onboardings und der Weiterbildung zu automatisieren und alle oben beschriebenen Nachteile zu beseitigen. Sehen Sie hierzu das nachstehende Video meines Technologiepartners Klick-Tipp:

 

Onboarding on-demand

Gehen Sie wie folgt vor: Erstellen Sie für alle einzulernenden Themen Videos, Bildschirmaufzeichnungen oder bereiten Sie entsprechende Präsentationen vor. 

 

Machen Sie z.B. ein Bildschirmvideo, in dem Sie dem neuen Mitarbeiter das Ausfüllen der Reisekostenabrechnung erklären. Wie reiche ich einen Urlaubsantrag ein? Wie melde ich mich krank? Was ist der übliche Dresscode in der Firma? Wo finde ich welche Vorlagen auf dem Server? Für all diese Fragen können Sie Videos, Bildschirmaufzeichnungen oder Präsentationen erstellen, die hier die Antworten geben.

 

Lerninhalte über Marketing Automation kommunizieren

Wenn Sie alle Inhalte aufbereitet haben, haben Sie schon die halbe Miete. Sie haben sich einmal Arbeit gemacht, denn ab jetzt spielen Sie Ihre Inhalte über ein automatisiertes E-Mail-Marketing-System aus. 

 

Das folgende Bild verdeutlicht, wie ein Marketing Automation System Ihnen dann zukünftig die Arbeit abnehmen kann:

 

 

Erklärung: Mitarbeiterin 1 nimmt an einem Montag die Arbeit in Ihrer Firma auf. Gleich am Montag erhält sie ihre erste E-Mail mit wichtigen Informationen zu Ihrem Unternehmen. Am Tag darauf erfolgt die zweite E-Mail, dann ist ein Tag Pause, und am Donnerstag erhält sie ihre dritte E-Mail und kann tags darauf das Gelernte gleich umsetzen. Mitarbeiter 2 beginnt an einem Mittwoch mit der Arbeit in ihrem Haus. Er erhält in denselben Zeitabständen die gleichen E-Mails wie Mitarbeiterin 1. Wie sie am Bild erkennen können, wird der Samstag und Sonntag für die E-Mail-Serie automatisch übersprungen (sofern Ihre Mitarbeiter für gewöhnlich am Wochenende nicht arbeiten).

 

Aktionsbasierte E-Mails für das Onboarding

Man kann den o.g. Workflow weiter verfeinern. Über aktionsbasierte E-Mails (z.B. aufgrund von Optin, Klick in E-Mail, E-Mail-Öffnung, Webseitenbesuch) können punktgenau noch relevantere Inhalte zum besten Zeitpunkt gesendet werden. Wurde das Video bis zum Ende angeschaut? Ist die E-Mail geöffnet worden? Wurde der Online-Test bestanden? Der Onboarding-Prozess passt sich also dem Lerntempo des Schülers an.

 

Geschützte Mitgliederbereiche für das Onboarding

Wo lege ich nun die Lerninhalte für meine Mitarbeiter idealerweise ab? 

 

Auch hier gibt es ein sehr mächtiges Werkzeug, das sie unterstützen kann. Setzen Sie für Ihre Mitarbeiter einen Mitgliederbereich (Lernportal) im Web auf. Am Markt gibt es bereits zahlreiche Lösungen, die Sie mit wenigen Klicks installieren und startklar machen können. Binden Sie dort Ihre zuvor aufgezeichneten Lerninhalte ein. Stellen Sie dabei sicher, dass Ihre Lerninhalte in strukturierten Modulen und Lektionen unterteilt sind. Sie können dann mit jeder automatisierten E-Mail an Ihre Mitarbeiter einen Link zu entsprechenden Modulen oder Lektionen senden und somit eine Lerndisziplin etablieren. 

 

Fazit

Mit einem Mitgliederbereich schaffen Sie also Struktur in den Lerninhalten für sich und den Schüler. Das Wissen ist dauerhaft verfügbar, für jeden neuen Mitarbeiter reproduzierbar und kann beliebig oft konsumiert werden, sodass dieser nicht die Hilfe (=Zeit) der anderen Mitarbeiter in Anspruch nehmen muss. Ressourcen und Nerven werden dadurch geschont und Sie als Unternehmer profitieren von einer Kostensenkung. Der “stille-Post-Effekt” ist ausgelöscht, denn ihre vorproduzierten Schulungsmaterialien haben konstant eine gleichbleibend hohe Qualität. 

 

Durch digitale Lerninhalte und aktionsbasierte E-Mails schaffen Sie eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten und leisten einen erheblichen Beitrag für ein besseres Klima beim Einlernen und Arbeiten. Wenn Sie dann noch eine automatisierte Online-Prüfung im Mitgliederbereich anbieten, haben sie das Thema Onboarding / Weiterbildung so gut wie zu 100 % automatisiert.

 

Die Marketing Automation unterstützt dabei sowohl Ihre Mitarbeiter im gesamten Lernprozess mit informativen und motivierenden E-Mails als auch Sie als Unternehmer mit Status-Benachrichtigungen und Berichten über Lernerfolge. 

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